IA en cabinet de recrutement : les 3 niveaux d’usage
C’est officiel : l’IA a fait son entrée dans le quotidien des cabinets de recrutement. Rédiger une annonce, préparer des questions d’entretien, reformuler un message : ces usages font désormais partie des habitudes des dirigeants et des consultants.
Mais à y regarder de plus près, derrière l’expression « utiliser l’IA », les pratiques sont très différentes.
L’immense majorité se contente de poser des questions à ChatGPT, de corriger ses réponses et d’en copier-coller les résultats.
Alors qu’une petite minorité a mis en place des processus qui s’enchaînent pour traiter certaines tâches et se concentrer sur le cœur du métier : parler à des clients et à des candidats.
Pourquoi ces différences ?
Cet article s’appuie sur mes échanges avec environ 200 dirigeants de cabinets au cours des dernières semaines. Les proportions et les gains de temps présentés ici sont des estimations de terrain, issues de ces échanges.
Niveau 1 : l’IA comme aide à la rédaction dans le cabinet
Environ 80 % des dirigeants rencontrés se contentent d’un fonctionnement basique.
Le consultant ouvre ChatGPT et lui demande, par exemple, de rédiger un message pour présenter un candidat. La première réponse est trop longue ou trop vague. Il précise sa demande, ajoute des éléments, corrige certaines formulations, puis copie le résultat dans sa messagerie.
Pour le candidat suivant, il reprend la même conversation, sans savoir exactement quelles consignes seront prises en compte. Il corrige à nouveau la réponse si nécessaire, avant de la copier-coller à l’endroit souhaité.
L’IA intervient comme une aide à la rédaction, mais le consultant reste chargé de rechercher les informations et de les transmettre.
Ses outils ne sont pas connectés entre eux. C’est à lui de faire le lien.
Le gain de temps est important, mais l’organisation du travail n’a pas changé. À ce stade, j’estime que l’IA n’est utilisée qu’à 10 % de ses capacités.
Exemple : prospecter à partir d’une offre d’emploi
Prenons l’exemple des adchases, cette méthode de prospection qui consiste à partir d’une offre d’emploi pour proposer un candidat à l’entreprise qui recrute.
Le consultant :
- se rend sur un site d’offres d’emploi ou dans son outil d’adchase ;
- repère une annonce qui l’intéresse ;
- récupère le nom de l’entreprise ;
- identifie le bon interlocuteur et recherche ses coordonnées ;
- consulte éventuellement son ATS pour identifier un candidat qui pourrait correspondre ;
- anonymise le CV ;
- demande à ChatGPT de rédiger un message ;
- ouvre sa boîte mail ;
- copie-colle l’adresse de l’interlocuteur dans le champ du destinataire ;
- retourne dans ChatGPT pour copier la réponse ;
- colle le texte dans son mail, le relit et l’envoie ;
- appelle l’interlocuteur.
Sa demande à ChatGPT ressemble à ceci :
Voici une annonce publiée par une entreprise et le CV d’un candidat que j’accompagne. Rédige un mail pour proposer son profil au responsable du recrutement. Mets en avant les expériences qui correspondent à l’annonce. Le message doit être court et professionnel.
L’IA l’aide à rédiger le message. Toutes les autres étapes restent à sa charge.
Niveau 2 : un assistant IA connecté aux logiciels du cabinet
Environ 20 % des dirigeants avec lesquels j’ai échangé ont commencé à relier leur assistant à leurs documents et à leurs logiciels : leur IA est connectée à leur ATS, leur outil de sourcing, leur outil de transcription, leur messagerie, etc.
Dans ces échanges, Claude Cowork revient souvent. Ces dirigeants y regroupent leurs documents et leurs consignes pour donner à leur assistant un contexte réutilisable. Ils n’ont plus à tout réexpliquer à chaque demande.
Il peut alors retrouver des échanges et préparer un travail à partir de leur contenu. Le consultant a moins d’informations à recopier et à transmettre manuellement.
Les adchases avec un assistant connecté
Pour reprendre notre exemple des adchases, le consultant commence par une demande :
Recherche les nouvelles annonces publiées depuis notre dernière recherche, selon les spécialités et la zone géographique du cabinet.
Regroupe les doublons et écarte les annonces déjà traitées. Vérifie dans notre suivi commercial si les entreprises sont déjà clientes ou en cours de prospection.
Pour chaque opportunité restante, indique l’entreprise, le poste, la localisation, la date de publication lorsqu’elle est disponible et le lien vers l’annonce. Explique pourquoi elle correspond à nos critères.
Si l’annonce est publiée anonymement par un cabinet, cherche des indices permettant d’identifier l’entreprise qui recrute. Distingue clairement les identifications confirmées des hypothèses et indique tes sources.
Enregistre les résultats dans notre tableau de suivi pour que je puisse les examiner.
Puis il enchaîne :
- « Regarde dans mon ATS si j’ai déjà un candidat qui pourrait correspondre. »
- « Anonymise son CV. »
- « Prépare un brouillon de mail. »
- Après vérification : « OK, envoie. »
Le consultant donne ses instructions depuis son interface Claude (ou Codex), vérifie le travail et valide les actions nécessaires. L’assistant exécute les tâches que ses accès lui permettent de réaliser.
L’accès aux données ne suffit toutefois pas à communiquer les critères de sélection, les méthodes et le niveau d’exigence du cabinet. Ces éléments doivent être explicités pour que l’assistant puisse en tenir compte.
Niveau 3 : des agents IA organisés autour du métier de recruteur
Parmi ces dirigeants déjà équipés d’un assistant connecté, certains vont plus loin : ils construisent un système organisé autour de leur métier.
Ce troisième niveau représente, selon mes estimations, au maximum 5 % de l’ensemble des cabinets rencontrés. Ces 5 % sont donc inclus dans les 20 % précédents.
Concrètement, ces dirigeants rassemblent les informations utiles à leur activité dans une base de connaissances dont ils sont propriétaires (un dossier ou un cloud) : spécialités, charte graphique, clients, candidats, comptes rendus, critères de sélection et exemples de messages. Le tout dans un langage facilement compréhensible pour l’IA.
À partir de cette base, des agents métier vont être configurés selon la manière dont travaille le dirigeant.
Un agent désigne ici un assistant chargé d’une tâche précise, avec des consignes et les moyens de la réaliser. Une sorte de stagiaire virtuel, dont on précise progressivement les méthodes et auquel on donne accès au travail déjà validé.
Ces agents seront capables de lire les informations de la base pour travailler à la place du consultant, mais enregistreront également les informations utiles produites au fil des tâches dans la base de connaissances pour les prochaines demandes.
Plusieurs agents peuvent ainsi intervenir successivement pour enchaîner les étapes d’un même processus.
Les agents prennent en charge les étapes de préparation
Reprenons l’exemple de la prospection à partir d’une offre d’emploi.
Le consultant écrit simplement dans son assistant : « Traitons les adchases. »
Ses agents prennent le relais :
- un premier repère les annonces correspondant aux spécialités du cabinet ;
- d’autres identifient les interlocuteurs pertinents et recherchent leurs coordonnées ;
- un agent consulte l’ATS pour proposer des candidats, en explicitant les correspondances avec le besoin ;
- si un profil est retenu, un autre prépare le CV anonymisé ;
- un dernier rédige un brouillon de message.
Le consultant retrouve un dossier préparé, accompagné des informations utiles et des points à vérifier.
Pour lancer ce travail, il s’est contenté d’écrire : « Traitons les adchases. » Les méthodes et les consignes ont été définies en amont.
Il n’y a pas de magie là-dedans. Si le consultant sait comment chercher une information, il dispose déjà d’une méthode à transmettre à son assistant. Il reste à la formaliser, à la tester et à l’ajuster.
Si aucun candidat ne correspond dans la base, il n’y a rien à anonymiser ni à transmettre.
Du temps retrouvé et une mémoire commune au cabinet
Le gain de temps estimé à ce niveau d’organisation peut représenter une à deux journées par semaine, selon les tâches confiées aux agents et le fonctionnement du cabinet.
Un autre avantage apparaît progressivement : les informations, les méthodes et les exemples utiles au cabinet sont conservés dans une base documentaire commune.
Cela peut faciliter l’harmonisation des pratiques, l’intégration de nouveaux collaborateurs ou la transmission du cabinet.
Je n’ai donné ici que l’exemple de la prospection à partir d’offres d’emploi. Mais de nombreuses tâches répétitives du métier peuvent être confiées, en tout ou partie, à des agents.
L’objectif reste le même : permettre aux cabinets de consacrer davantage de temps aux échanges avec leurs clients, leurs prospects et leurs candidats.
Pourquoi l’IA reste-t-elle surtout une aide à la rédaction ?
Alors, pourquoi les usages restent-ils, dans les faits, si majoritairement basiques ?
Ces usages de l’IA, capables d’aller au-delà de la conversation pour exécuter des tâches, restent récents dans le quotidien des cabinets.
Comme les autres dirigeants de TPE et de PME, les dirigeants de cabinets ont beaucoup à faire. Ils ne sont pas nécessairement technophiles et n’ont pas toujours le temps d’explorer ces possibilités.
Il n’est donc pas étonnant qu’ils n’aient pas encore identifié tout ce que l’IA pourrait changer dans leur organisation.
Parmi les membres de Headlinker, les premiers à s’y être mis sont ceux qui ont eu l’occasion d’échanger avec des confrères sur leurs usages. En découvrant des exemples concrets, ils ont compris qu’il y avait un virage à prendre.
Mais on ne peut pas chercher ce qu’on ne connaît pas !
La crainte d’un travail générique ou de mauvaise qualité
Dans la tête de beaucoup, l’équation ressemble à ceci :
IA = automatisations ratées = travail de piètre qualité = image de marque dégradée.
Cette méfiance ne sort pas de nulle part.
Certains ont peut-être gardé en mémoire les premières réponses de ChatGPT en 2022. D’autres ont été déçus par les promesses du growth marketing en 2023.
Mais ces expériences ne suffisent pas à juger tous les usages de l’IA.
La question est de savoir sur quelles tâches elle apporte une aide fiable, avec quelles consignes et quels contrôles.
Un message générique envoyé sans relecture peut dégrader une relation commerciale. Un brouillon préparé à partir du contexte réel du client et du parcours du candidat peut, au contraire, être ultra qualitatif.
La priorité : identifier ce que nous souhaitons lui confier et ce qui demande notre jugement, notre connaissance des personnes et notre implication.
Comment commencer avec l’IA dans un cabinet de recrutement ?
Pour commencer à utiliser un assistant IA, il suffit de lui parler en langage courant, de poser ses questions et de préciser ce qu’on attend de lui. C’est simple.
Construire une organisation dans laquelle cet assistant retrouve les bonnes informations et enchaîne plusieurs tâches demande davantage de préparation.
Le sujet technique devient alors une question très concrète : par où commencer ?
Cowork ou second cerveau ? Claude ou ChatGPT ? Faut-il attendre les modèles chinois ? Et Mistral, ça tient la route ?
Et si le prix des tokens s’envolait ?
Ces questions sont légitimes. Mais à force de comparer les solutions et d’attendre la prochaine nouveauté, on peut aussi repousser indéfiniment le premier essai.
Partir d’une tâche précise et formaliser sa méthode
Pour avancer, je conseille de partir d’une tâche précise, que l’on réalise souvent et dont on sait reconnaître un résultat de qualité : préparer un rendez-vous client, rédiger une présentation de candidat ou rechercher des opportunités commerciales.
Il faut ensuite expliquer sa méthode : où chercher les informations, quels critères appliquer, quel résultat produire et quelles étapes faire valider.
On teste sur un cas réel. On corrige ce qui manque. On conserve les consignes qui fonctionnent. Puis on recommence sur un autre dossier.
C’est aussi à ce moment-là que les choix techniques deviennent plus concrets : l’assistant peut-il accéder aux documents nécessaires ? Se connecter aux logiciels du cabinet ? Réaliser la tâche avec un niveau de qualité et un coût acceptables ?
Une fois cette première tâche maîtrisée, on peut lui confier la suivante, puis organiser leur enchaînement.
Les dirigeants de cabinets ont déjà une expertise précieuse à transmettre à leur assistant. En la formalisant, ils peuvent progressivement se libérer d’une partie du travail de préparation et de recherche.
Le temps retrouvé peut alors être consacré à ce qui justifie la confiance de leurs clients et de leurs candidats : comprendre une situation, poser les bonnes questions, conseiller et faire avancer une décision.
Pour approfondir les usages de l’IA en recrutement
- Des processus IA testés par des cabinets de recrutement.
- Comprendre le rôle d’un agent IA en recrutement.
- Découvrir l’accompagnement Headlinker pour créer son assistant IA.